La imposibilidad de desarrollar una vida social con normalidad en las entidades cooperativas, aun después de la finalización del estado de alarma, ha generado la necesidad de establecer un régimen excepcional para facilitar las reuniones de sus órganos sociales y la toma de decisiones

Ilustración: Pilixip

La extraordinaria situación que estamos atravesando a consecuencia de la pandemia del Covid-19 ha generado la necesidad de ir promulgando medidas urgentes que ayudaran a la adaptación y amortiguación de los efectos que se iban produciendo, y ello ha conllevado una avalancha de legislación en todos los ámbitos a medida que los acontecimientos se iban sucediendo y de acuerdo con el momento o fase en que nos hemos ido encontrando.

Uno de los principales inconvenientes que supuso el estado de alarma, por las condiciones sanitarias imprescindibles que conllevó, fue el confinamiento y distanciamiento social y, por tanto, la dificultad para reunir los órganos sociales de nuestras cooperativas ¿Cómo íbamos a tomar decisiones si no podíamos reunirnos los socios y socias? Estábamos, además, en un momento del año en el que había que aprobar las cuentas, en que vencían los plazos para la legalización de Libros contables y sociales, y, en muchos casos también, los cargos de los miembros de nuestro consejo rector. A la definitiva, de una forma sobrevenida, nos vimos ante un hecho que podía paralizar nuestra gestión.

Para solventar este problema, el Gobierno publicó el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, que en su artículo 40 (modificado posteriormente por la Disposición Final Primera, apartado 13, del Real Decreto Ley 11/2020), en el que se regulaba la posibilidad de celebrar nuestras asambleas generales y reuniones de consejo rector por medios telemáticos, vídeo o multiconferencias múltiples y que, además, suspendió el plazo obligatorio de formulación de cuentas y, consecuentemente, el de aprobación de las mismas.

Paralelamente, en el ámbito de nuestra Comunidad Valenciana, por parte del jefe del Servicio de Fomento del Cooperativismo y Economía social de la Dirección General de Emprendimiento y Cooperativismo de la Conselleria de Economía Sostenible, Sectores Productivos, Comercio y Trabajo, se dictó una Instrucción “Sobre la incidencia de la declaración del estado de alarma, acordado mediante Real Decreto, 436/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVI-19 en el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana” con pautas concretas de las que puntualmente os informamos y analizamos en otro artículo anterior de este blog titulado ¿Cómo hacemos la Asamblea General ordinaria en plena pandemia?

A partir del resumen que allí realizamos, podréis encontrar información interesante al respecto del trámite de convocatoria, celebración, etc., que la reunión de la Asamblea conlleva con carácter general, pero os advertimos que el fin del estado de alarma dejó sin vigor la parte de cómo celebrar la asamblea durante la pandemia que referíamos en dicho artículo.

Llegados a este punto, es aconsejable que consultéis otro artículo que publicamos durante el estado de alarma al respecto de la legalización de los libros contables titulado La legalización de los libros contables de las cooperativas durante y después del Estado de Alarma.

Pues bien, una vez finalizado el estado de alarma, queda sin vigencia la normativa que os hemos expuesto a modo de introducción, pero, lamentablemente, la realidad exige la permanencia de medidas restrictivas de ámbito sanitario que limitan la reunión de personas y, por tanto, podemos continuar con el mismo problema expuesto. Así pues, ¿en qué situación nos encontramos?

En el ámbito de la Comunidad Valenciana, encontramos la respuesta en el “DECRETO LEY 8/2020, de 26 de junio, del Consell, de medidas excepcionales para facilitar la convocatoria y reunión de los órganos sociales y la eficacia de los acuerdos de las entidades cooperativas valencianas”. Según su propia Exposición de Motivos, la imposibilidad de desarrollar una vida social con normalidad en las entidades cooperativas, aun después de la finalización del estado de alarma, ha generado la necesidad de establecer un régimen excepcional para facilitar las reuniones de sus órganos sociales y con ella la toma de decisiones, así como la prórroga del mandato de los cargos sociales y, en definitiva, la gestión ordinaria de las mismas.

Para ello, el 29 de junio de 2020, se publicó este DECRETO LEY 8/2020, de aplicación a todas las cooperativas y entidades sujetas a la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana, Texto Refundido aprobado por el Decreto legislativo 2/2015, de 15 de mayo, del Consell, cuyas medidas, actualmente en vigor, pasamos a resumiros:

1. PARA LA CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS GENERALES:

A) ORDINARIAS

la que celebramos en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio anterior para acordar al respecto de las cuentas. Se aplican las siguientes reglas:

• El consejo rector o los administradores deberán formular las cuentas anuales antes del 30 de septiembre de 2020, si en los estatutos vigentes de la cooperativa no se autorizase formularlas en una fecha posterior.

En el supuesto de que se hubiesen formulado con anterioridad a la vigencia del estado de alarma, las cooperativas podrán modificar la propuesta de aplicación de los resultados para incorporar las modificaciones en la misma que considere convenientes para atender las necesidades provocadas por los efectos de la pandemia COVID-19 durante 2020, o en ejercicios futuros, o para corregir desequilibrios puestos de relieve durante la misma.

• El informe de auditoría, legal o voluntaria, de las cuentas anuales debe emitirse en el plazo de dos meses desde que se formulen las cuentas. Pero, si en el momento de convocar la asamblea no se ha emitido el informe de auditoría, se pondrá a disposición de todos los socios y socias el día siguiente hábil a la fecha del mismo.

• La asamblea ordinaria para deliberar y acordar al respecto de las cuentas anuales se celebrará en un plazo no superior a tres meses desde que finalice el plazo máximo para formular las cuentas anuales, previa convocatoria de la asamblea por el consejo rector o los administradores.

• Respecto a la convocatoria se reduce su antelación: basta que se haga con una antelación mínima de cinco días. Y, además, se posibilita que, aunque los estatutos no lo contemplen, pueda remitirse por correo electrónico o telefonía u otro medio de comunicación a distancia, ahora bien, la cooperativa ha de asegurar que se ha recibido por la persona destinataria.

• El derecho de información del socio, en este momento, con la asamblea convocada, es decir, el derecho de acceso a toda la documentación de los asuntos a tratar se amplía garantizándose de forma presencial, y además electrónica.

• Aunque la cooperativa no hubiese previsto en sus estatutos la celebración por medios telemáticos podrá celebrarla así, garantizando en todo caso:
  a) El cumplimiento de los requisitos de constitución de la asamblea general.
  b) La identidad del socio y demás sujetos que participen en la reunión.
  c) La participación del socio en la deliberación y toma de acuerdos, que asegurará, además, la posibilidad de que los demás participantes en la sesión puedan conocer la integridad de sus manifestaciones en la misma.
  d) La participación del socio en el turno de sugerencias y preguntas
  e) El ejercicio del derecho al voto y, en su caso, el secreto del mismo.

• El acta debe recoger todas las circunstancias de la sesión, orden del día, deliberación y debate, adopción de acuerdos y, ojo, se ha de hacer llegar a los asistentes en el plazo de tres días hábiles siguientes a la fecha de celebración.

• Otra novedad es el número de representaciones: cada socio o socia puede representar hasta un máximo de cuatro personas socias ausentes.

• Del mismo modo que si fuera presencial, el orden del día podrá incluir otros asuntos competencia de la asamblea general.

• Si la asamblea ha de designar auditor para el ejercicio económico que hubiese finalizado entre el 1 de enero de 2020 y la fecha de celebración de esta asamblea ordinaria, se incluirá en el orden del día un punto relativo a esta designación, considerándose efectuada en la fecha de finalización del ejercicio económico cerrado en el periodo referido.

• Aquellas cooperativas que tengan prevista la celebración de asambleas generales mediante juntas preparatorias y asambleas de personas delegadas podrán prescindir de celebrar las juntas o asambleas preparatorias, entendiéndose prorrogado hasta el 30 de junio de 2021 el mandato de las personas delegados para la anterior asamblea celebrada mediante personas delegadas. Pero, si se hubiese celebrado tales juntas o asambleas preparatorias y hubiesen sido designadas personas socias delegadas de las mismas, serán estas las que podrán concurrir a la asamblea general, aunque la celebración de la asamblea hubiese sido aplazada o revocada.

B) EXTRAORDINARIAS

• Las cooperativas podrán celebrar tantas reuniones de asamblea extraordinarias como necesiten, aplicando las reglas anteriormente expuestas en cuanto a la celebración por medios telemáticos, convocatoria, acceso a la documentación y representaciones que puede ostentar un socio, hasta el 31 de diciembre de 2020 (recordamos que son extraordinarias todas las que no son la ordinaria obligatoria para decidir respecto de las cuentas).

2. RESPECTO DEL CONSEJO RECTOR

Durante todo 2020, el consejo rector de las cooperativas podrá celebrar sesiones y adoptar acuerdos en las formas establecidas en los estatutos y de conformidad con la regulación que estableció el Real decreto ley 8/2020. Aunque no se hubiera previsto en los mismos, podrán celebrarse por videoconferencia, por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica que asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto.

También hasta el 31 de diciembre de este año, los acuerdos del consejo rector de las sociedades cooperativas podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión, siempre que lo decida el presidente y deberán adoptarse así cuando lo solicite, al menos, dos de los miembros del órgano. Además, será de aplicación a todos estos acuerdos lo establecido en el artículo 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil:

El secretario dejará constancia en acta de los acuerdos adoptados, expresando el nombre de los socios miembros del consejo rector, y el sistema seguido para formar la voluntad del órgano, con indicación del voto emitido por cada uno de ellos. En este caso, se considerará que los acuerdos han sido adoptados en el lugar del domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos. Ningún miembro se ha de oponer a este procedimiento, y así ha de constar en el acta.

3. RESPECTO A LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS Y DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES

Se amplían plazos, distinguiendo dos supuestos, en función del momento del cierre del ejercicio económico:

• 
  Las cooperativas que hayan cerrado el ejercicio económico con posterioridad al 14 de noviembre de 2019 podrán legalizar los Libros hasta el 31 de diciembre de 2020, TODOS LOS LIBROS SOCIALES Y CONTABLES. La presentación de las cuentas anuales del ejercicio podrá realizarse hasta el día 31 de enero de 2021. En este tramo están la mayoría de cooperativas que realizan el cierre económico a 31 de diciembre.

• Las cooperativas que hayan cerrado ejercicio entre el 14 de septiembre de 2019 y el 14 de noviembre de noviembre de 2019 podrán legalizar los libros hasta el 30 de septiembre de 2020, y el depósito de cuentas anuales hasta el 31 de octubre de 2020.

4. CONCURRENCIA DE CAUSAS DE DISOLUCIÓN

No se tendrán en cuenta los ejercicios que incluyan periodos temporales en los que ha estado vigente el estado de alarma por el COVID-19, a los efectos de concurrencia de los tiempos exigidos para alguna de las causas de disolución de las cooperativas.

Tampoco se tendrán en cuenta los hechos constitutivos de las causas del artículo 81.1 letras b y c, es decir, la finalización del objeto social o imposibilidad de realizarlo, y la paralización de los órganos sociales o de la actividad económica de la cooperativa, cuando se hayan producido durante el estado de alarma o dentro de los dos meses siguientes a su finalización, hecho que se produjo el 21 de junio.

5. PROLONGACIÓN DEL MANDATO DE CARGOS ESTATUTARIOS

Muy importante, el mandato de los miembros del Consejo rector o administradores u otros órganos sociales estatutarios cuyo nombramiento corresponda a la Asamblea General, queda prorrogado hasta el 28 de febrero de 2021, si han vencido después del 14 de febrero de 2020, y con la lógica excepción de que con anterioridad a esta fecha la asamblea general haya renovado el referido mandato y se haya procedido a su inscripción en el registro.

Y hasta aquí este marco de medidas excepcionales para este complejo momento que tenemos que gestionar, en cuya elaboración hemos participado con el fin de poder ofreceros reglas precisas que, en un momento como el actual, pueden ser prácticas y facilitadoras de vuestra gestión. Como siempre quedamos a vuestra disposición.