Todo lo que debes saber: cómo convocarlas, contenidos, constitución de la mesa, cuórum, mayorías y acuerdos

Los meses de mayo y junio, además de traernos el calor, nos traen la oportunidad de reunirnos con nuestros compañeros y compañeras socias trabajadoras. Esta reunión es la Asamblea General Ordinaria de la cooperativa, a la que estamos convocadas todas las personas socias y que se celebra, al menos, una vez al año. En ella, por exigencia de la Ley de Cooperativas Valenciana y de nuestros estatutos, examinamos la gestión social, aprobamos, en su caso, las cuentas anuales y tomamos la decisión de qué hacer con los excedentes del ejercicio o con las pérdidas.

 

Como veis, por la relevancia de estas cuestiones, conlleva un trabajo previo del consejo rector, administrador o administradores en su caso, que tendrá que convocarla con una antelación mínima de 15 días y máxima de 60, pero siempre dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, que para la mayoría de cooperativas es el 31 de diciembre. Aunque, ojo, si se realizara fuera de este plazo sería válida respondiendo el Consejo Rector de los perjuicios que el retraso pudiese causar a la cooperativa y a los socios y socias. Otra cuestión que tiene que decidir el consejo rector es si aprovecha la convocatoria para tratar otros temas que pueda la cooperativa necesitar.

 

 

¿CÓMO NOS CONVOCAMOS?

 

La Asamblea general ordinaria, en principio, tendrá que ser convocada por el consejo rector dentro de los plazos antes citados, pero además, también podrá ser convocada a petición de al menos un 10% o 50 personas socias, en cuyo caso el orden del día será el propuesto por los socios y socias.

 

La convocatoria de la Asamblea tendrá que hacerse por medio de anuncio destacado en el domicilio social y en cada uno de los centros de trabajo, así como por carta enviada al domicilio del socio y socia, o por cualquier otro medio previsto en los estatutos o en el Reglamento de Régimen Interno, pudiendo la persona socia solicitar que sea por correo electrónico o postal, que asegure la recepción por el socio o socia destinataria. Esto es lo relevante, que la cooperativa pueda garantizar y acreditar que le ha llegado a cada persona socia.

 

También será válida la convocatoria que se realice en la página web corporativa, si la cooperativa así lo tuviese establecido en los estatutos, pudiendo incluso determinar que sea el único medio en que se publique la convocatoria. En este caso, será prueba suficiente la impresión de la pantalla en la que conste el contenido de la convocatoria.

 

En cuanto a qué debemos incluir, la convocatoria indicará el lugar, el día y la hora de la reunión en primera y en segunda convocatoria (entre ellas tendrá que transcurrir como mínimo media hora).

 

También podrá celebrarse la asamblea por medios telemáticos, si lo permiten los estatutos, indicándose así en la convocatoria.

 

El orden del día será el fijado por el consejo rector, pero también podéis las socios y socias solicitar que se incluya en el orden del día algún asunto que consideréis conveniente tratar, para lo cual tendrá que solicitarse al consejo rector por el 10% o 50 personas socias, previamente a la convocatoria, o dentro de los cuatro días siguientes a su publicación.

 

Además de participar en el debate de los puntos a tratar, tendréis la oportunidad de hacer sugerencias y preguntas, será en el penúltimo punto del orden del día.

 

Y como último punto, se ha de aprobar el acta en el momento, en la misma asamblea, o puede aplazarse a petición de la mesa, en cuyo caso la asamblea elegirá por unanimidad a dos personas socias entre los asistentes para su posterior aprobación dentro de los 15 días siguientes.

 

También debe indicarse en la convocatoria la mención a la documentación que se acompaña para la correcta información del socio y socia, que ha de ejercer su derecho al voto con conocimiento de causa. Incluso si se va a tratar una modificación estatutaria debe acompañarse el texto que el consejo rector propone, y un informe jurídico justificando la reforma, la cooperativa garantizará así el derecho de información de la persona socia.

 

Como veis, la información y participación de la persona socia está garantizada ya desde la convocatoria. En este aspecto podéis leer el siguiente artículo respecto al derecho de información de la persona socia Artículo blog "Derecho de información o chismorreo".

 

 

CONSTITUCIÓN DE LA ASAMBLEA

 

Para poder tratar los asuntos del Orden del Día, necesitamos acudir un número mínimo de socios, y aquí es importante destacar que la ley considera un derecho, pero también una OBLIGACIÓN de la persona socia la asistencia a las asambleas, sin el quorum exigible no podemos tomar decisiones. Tened en cuenta que la reiteración de la inasistencia a las asambleas puede dar lugar, incluso, a un expediente sancionador.

 

La asamblea quedará válidamente constituida en primera convocatoria cuando asistan, presentes o representados, más de la mitad de los socios y socias, y en segunda convocatoria, siempre que asistan un mínimo del 10% de las personas socias o cincuenta de ellos, a no ser que los estatutos refuercen el quórum de asistencia que no podrá superar, en segunda convocatoria, el 20%.

 

A la asamblea pueden acudir todos los que sean socios y socias en el momento en que se convoque y conserven esa condición en la fecha de la celebración.

 

La presidencia confeccionará una lista con los asistentes y comprobará la existencia de quorum y, con ello, se da inicio a la reunión.

 

A partir de ahí, será la persona que ostente la presidencia la que dirige el debate, y las intervenciones que vayan solicitándose, y podrá incluso expulsar de la sesión a los asistentes que obstruyan o falten al respeto a la asamblea o a algún asistente.

 

 

¿CÓMO TOMAMOS ACUERDOS?

 

Cuando la presidencia considere suficientemente debatidos los asuntos del orden del día, los someterá a votación: primero a favor y después en contra, siendo la votación a mano alzada, manifestación verbal o mediante papeletas, o secreta, si lo solicita el 10% de las personas socias asistentes.

 

El 10% de las apersonas asistentes o representadas o 50 de ellas podrán formular propuestas de votación sobre los asuntos del orden del día.

 

La toma de acuerdos será válida cuando votan a favor de cada propuesta más de la mitad de los votos presentes y representados en la asamblea, en cada asamblea, salvo que la ley o los estatutos sociales establezcan mayorías reforzadas, que no podrán sobrepasar los 2/3 de los votos presentes y representados. Hay que exceptuar que para los casos de elección de cargos resultará elegido el candidato que obtenga mayoría relativa o mayor cantidad de votos.

 

Los acuerdos de la asamblea válidamente adoptados obligan a todos los socios y socias, y esto es importante: incluidos los ausentes y aquellos que han votado en contra, aunque si el acuerdo implica la asunción de nuevas obligaciones o cargas gravemente onerosas no previstas en los estatutos, modificación de clase de cooperativa u objeto social, agravación del régimen de responsabilidad de las personas socias, prórroga de la sociedad, fusión, escisión, disolución, transformación de o cesión de activos y pasivos, la persona socia podrá solicitar la baja y será calificada como justificada.

 

Cada persona socia tiene un voto, máximo exponente del principio de gestión democrática. Cada socio y socia puede hacerse representar para una asamblea concreta, mediante escrito al respecto en el que se indicarán las instrucciones de voto, para cada uno de los asuntos a tratar en el orden del día, o con carácter general para todas las cuestiones, cada socio o socia no podrá representar a más de dos personas socias. ¿Quién puede representar a una persona socia? Otro socio o socia, su cónyuge, ascendiente, descendiente, hermano o hermana o persona que conviva con él. Nadie más, es decir, no es posible que acuda un abogado representando a una persona socia, duda bastante frecuente.

 

 

“EL ACTA DE LA ASAMBLEA, LA PRUEBA”

 

El acta de la asamblea es tomada por el secretario o secretaria. Deberá recoger lo ocurrido en la reunión, es la prueba de los acuerdos tomados o de los puntos que se dejan sobre la mesa. Es firmada por la presidencia y la secretaría e irá encabezada por el anuncio de la convocatoria o el orden del día decidido al constituirse en asamblea general universal. Al acta acudiremos cuando necesitemos consultar un acuerdo, la fecha en la que lo tomamos, necesitemos un certificado del mismo, etc., por ello es de máxima relevancia.

 

Además, contendrá la constancia de que se reúne el quórum legal o estatutario exigido, indicando si la asamblea se constituye en primera o en segunda convocatoria, un resumen de las deliberaciones sobre cada asunto, las intervenciones que las personas interesadas hayan solicitado que consten en acta y, por supuesto, los acuerdos tomados, indicando con toda claridad los términos de la votación y los resultados de cada una de las mismas para cada punto del orden del día.

 

Si el acta no la incluye, se acompañará, en anexo firmado por la presidencia y la secretaría y, en su caso, otras personas que la firmen, la lista de personas socias y personas asociadas, presentes o representadas, con expresión de haber sido comprobada tal representación. Los documentos que acrediten dicha representación deberán conservarse durante el plazo establecido en esta ley para la impugnación de los acuerdos.

 

Como ya hemos comentado, la aprobación del acta de la asamblea general deberá realizarse como último punto del orden del día, pudiendo ser aplazada según lo apuntado.

 

La persona socia que ocupe la secretaría, además de redactar el acta y, una vez aprobada, debe incorporarla al libro de actas de la asamblea general (ver artículo blog "Certificados, actas, libros sociales… ¡qué lío!, ¿por qué nadie quiere ser secretario?").

 

Por último, os recuerdo que el socio o socia puede solicitar certificación del acta o de los acuerdos tomados, quedando obligado el consejo rector a dársela, expedida por la secretaría con el visto bueno de quien ostente la presidencia.

 

 

TIPS PARA UNA EXITOSA ASAMBLEA

 

1. Cumplid las formalidades que la ley exige para su convocatoria y elegid lugar, fecha y hora que facilite la asistencia de los socios y socias.

 

2. Garantizad la participación y el derecho de información de las personas socias: facilitad el acceso a toda la información, documentación que pueda ayudar a la toma de decisiones.

 

3. El acta debe dejar constancia fiel de lo ocurrido en la reunión.

 

4. Aprovechad la ocasión para que sea un rato o día de convivencia entre los socios y socias.