Desde el 15 de diciembre de 2023, el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana asume de nuevo todas sus funciones registrales, entre ellas la legalización de los libros contables

El artículo 63 de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana establece que las cooperativas deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad con arreglo al Código de Comercio, ajustándose a los principios y criterios establecidos en el Plan General de Contable y en sus normas de desarrollo, respetando las peculiaridades de su régimen económico (esto es, a las Normas Contables Cooperativas). El libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario (los libros contables) se legalizarán en la forma que reglamentariamente se determine.

En este artículo únicamente voy a tratar la Legalización de los libros contables de las cooperativas sometidas a la Ley de Cooperativas Valenciana, el Depósito de las cuentas anuales lo trataré en breve en otro post.

¿Qué son los libros contables?

El Código de Comercio establece que los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos:

1) Libro de inventarios y cuentas anuales

2) Libro diario.

1) El libro inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por las transcripciones de los siguientes estados:
 

• Balance inicial detallado de la empresa.
   
  
• Balances de comprobación trimestrales (Balances de sumas y saldos).
   
  
• Inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
   
  
• Cuentas anuales: Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (compuesto a su vez por el Estado de Ingresos y gastos reconocidos y por el Estado Total de cambios de Patrimonio Neto), un Estado de flujos de efectivo y la Memoria. Estos documentos forman una unidad. No obstante, el Estado de cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivo no serán obligatorios para las empresas que puedan formular balance y memoria abreviados y tampoco, para aquellos sujetos contables que opten por aplicar el modelo del PGC-Pymes.

2) El libro diario ha de registrar día a día todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro detalle de diario.

Además de los mencionados libros, podrán ser presentados para su legalización cualesquiera otros documentos que faciliten la comprensión de los libros obligatorios como, por ejemplo, el libro mayor o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito de su actividad empresarial.

Los libros contables deben conservarse debidamente ordenados durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

¿Dónde se presentan los libros contables de las cooperativas valencianas?

Esta pregunta tan sencilla nos ha llevado más de un quebradero de cabeza los últimos años.

Desde siempre, la competencia y responsabilidad respecto de la legalización de los libros contables y cualquier otra materia registral de las cooperativas valencianas la ha ostentado el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana. Si bien es cierto que en 2022 la Conselleria de Economía suscribió un Convenio por el cual encomendaba al Registro Mercantil la prestación de asistencia tecnológica y soporte jurídico al Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana, con el propósito de agilizar los trámites registrales de las cooperativas. A partir de entonces, tanto los libros contables y sociales como el depósito de cuentas anuales debían presentarse en el Registro Mercantil. La experiencia no resultó ser como se esperaba y cuando finalizó dicha encomienda de gestión no se prorrogó. De forma que, a partir del 15 de diciembre de 2023 el Registro de Cooperativas de la Comunitat pasó a asumir de nuevo todas sus funciones, entre ellas la legalización de los libros contables.

Por tanto, a fecha de hoy la obligación la tenemos con el Registro de Cooperativas, no con el Registro Mercantil.

Ahora bien, muchos nos preguntamos si en caso de realizar este trámite ante el Registro Mercantil, se puede entender por cumplida la obligación con respecto al Registro de Cooperativas, que es en definitiva el órgano competente.

En relación con esta cuestión, la Disposición Adicional Sexta del Decreto Legislativo 2/2015, de 15 de mayo, del Consell, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Cooperativas de la Comunitat Valenciana dice literalmente lo siguiente: “Sin perjuicio de lo establecido por otras normas que resulten de aplicación y a fin de evitar la duplicidad de trámites, podrán entenderse cumplidas, como si se hubieren practicado ante el Registro de cooperativas de la Comunidad Valenciana, las obligaciones legales relativas a la legalización de los libros de las cooperativas valencianas y las correspondientes al depósito de sus cuentas anuales, cuando se legalicen los libros o se depositen las cuentas anuales en el Registro Mercantil, en los términos de los convenios que regulen la colaboración de los registros mercantiles y la Generalitat."

De su lectura, se entiende que sí es posible, pero siempre que venga regulado en algún convenio de colaboración entre ambos registros. Por tanto, en este punto, la pregunta sería ¿existe en la actualidad algún convenio entre ambos registros que regule este aspecto?

Ya sabemos que la Encomienda de Gestión que se firmó para los ejercicios 2022 y 2023 finalizó el 14 de diciembre y no se ha prorrogado. Pero, antes de esa encomienda ya existía otro convenio (si no recuerdo mal, del año 2007, más o menos) donde se contemplaba esta posibilidad. Según este convenio, cuando las cooperativas sometidas a la legislación valenciana realizasen los trámites de legalización de libros y depósito de cuentas en el Registro Mercantil, este se encargaría de dar traslado al Registro de Cooperativas y se entendería por cumplida la obligación con el mismo. De hecho, muchas asesorías ya venían haciendo estos trámites en el Registro Mercantil pues les resultaba más ágil, ya que podían realizarlos telemáticamente (os recuerdo que en el Registro de Cooperativas hasta hace poco esta gestión sólo podría realizarse presencialmente y con los libros impresos).

Pues bien, el caso es que a fecha de publicación de este artículo, no estamos en disposición de comunicaros fehacientemente si dicho convenio está o no vigente y, por tanto, no podemos asegurar que realizar este trámite en el Registro Mercantil exima de hacerlo ante el Registro de Cooperativas. Cómo queremos ser rigurosos con la información, hemos hecho las consultas pertinentes y en cuanto tengamos una respuesta concisa y clara la haremos llegar a todas nuestras cooperativas federadas.

En cualquier caso, mi consejo es que los libros contables los presentéis en el Registro de Cooperativas, por varios motivos:

1º) Es el Registro competente y con el que tenemos la obligación de cumplir con este trámite.

2º) Es un trámite gratuito (mientras que en el Mercantil hay que pagar).

3º) Ya se pueden presentar de forma telemática.

4º) Aunque estuviese vigente el convenio al que hacía referencia antes y presentar los libros contables en el Registro Mercantil suponga cumplir con el Registro de Cooperativas, lo cierto es que por motivos tecnológicos la comunicación entre ambos registros no es lo fluida que se requeriría para estos casos y nos podemos encontrar con situaciones en las que el Registro de Cooperativas no sea conocedor de que la cooperativa haya cumplido con esta obligación. Esto puede provocar malos entendidos y problemas, no sólo en relación con este trámite, también cuando la cooperativa necesite realizar cualquier otra gestión en el Registro de Cooperativas.

¿Cuál es el plazo para presentar los libros contables?

El Reglamento del Registro de Cooperativas establece un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio. De este modo, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.

¿Cómo hay que presentar los libros contables en el Registro de Cooperativas?

Desde hace unos cinco años aproximadamente, los libros contables se presentan en el Registro de Cooperativas de forma telemática a través del siguiente procedimiento Legalización de libros de las cooperativas, uniones, federaciones y confederación de cooperativas. Economía Social. - GVA.ES - Generalitat Valenciana. Es necesario que la cooperativa disponga de firma electrónica avanzada para poder realizar el trámite o, en el caso de utilizar un certificado digital de persona física que actúe en representación de la misma, que previamente se haya inscrito a esa persona en el Registro de Representantes de la Generalitat.

Advertir que deberá hacerse un trámite por cada Libro contable (no podemos presentar todos los libros contables en el mismo procedimiento) y que la documentación que presentaremos será, por una parte, el propio Libro a legalizar y, por otra, el Formulario de la solicitud.

En el Formulario de solicitud, además de los datos de la cooperativa, se reflejarán los datos del libro a legalizar. Por ejemplo, Ejercicio: 2023 / Modalidad: Libros contables / Tipo de libro: Libro Diario.

Y con respecto al libro en sí, deberá figurar en blanco el primer folio y numeradas de forma correlativa el resto de hojas. Además, en la última hoja, deberá aparecer una diligencia de cierre firmada digitalmente por las personas que ostenten la presidencia y secretaría de la cooperativa.

Ejemplo de diligencia de cierre

Una vez presentados los Libros contables, el Registro de Cooperativas tendrá el plazo de 3 meses para legalizarlos y lo comunicará a la cooperativa a través de su carpeta ciudadana con la Generalitat.

Para finalizar, recordaros que estamos a vuestra disposición para cualquier duda que tengáis al respecto y también animaros a que nos comuniquéis cualquier incidencia o problemática que os pueda surgir cuando os pongáis con esta tarea.