Cómo formular, aprobar y depositar las Cuentas Anuales de las Cooperativas de Trabajo en el Registro correspondiente desde 2024

Las cooperativas, como cualquier empresa, deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada con arreglo al Código de Comercio y al Plan General Contable. Pero, además, deberán respetar obligatoriamente las Normas Contables Cooperativas, que se aprobaron mediante la Orden EHA/3360/2010, de 21 de diciembre.

 

A partir de su contabilidad, elaborarán los libros contables para su posterior legalización (ver artículo “La legalización de los libros contables de las cooperativas valencianas”) y, por otra parte, deberán formular, aprobar y depositar las Cuentas Anuales en el Registro correspondiente. Nos encontramos, por tanto, con dos obligaciones independientes entre sí, y, por tanto, procedimientos diferentes. No hay que confundirlos.

 

En este artículo revisaremos de nuevo el procedimiento de formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales de las Cooperativas de Trabajo Asociado de la Comunidad Valenciana y, aprovecharemos para incidir en las últimas novedades en relación con su depósito en el Registro de Cooperativas.

 

 

1. ¿Qué son las Cuentas Anuales? ¿Qué documentos la componen?

 

Según el artículo 34.1 del Código de Comercio, al cierre del ejercicio la empresa deberá formular las cuentas anuales de la sociedad, que estarán comprendidas por:

 

• El Balance de situación a fecha de cierre del ejercicio,
   
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias,
   
• El Estado de Cambios de Patrimonio Neto,
   
• El Estado de Flujos de Efectivo y
   
• La Memoria Económica.

 

 

Todos estos documentos forman parte de las Cuentas Anuales de cualquier empresa. No obstante, aquellas que cumplan los requisitos para presentar el balance y la memoria abreviada no están obligadas a presentar Estado de Cambios de Patrimonio Neto ni el Estado de Flujos de Efectivo.

 

 

Y, ¿cuándo una empresa (y, por tanto, una cooperativa) puede presentar Balance y memoria abreviados?

 

Cuando, durante dos ejercicios consecutivos, reúna a la fecha de cierre de cada ejercicio, al menos, dos de las siguientes circunstancias:

 

• El volumen total de activo no supere los 4.000.000 euros.
   
• El importe neto de la cifra de negocios no supere los 8.000.000 euros.
   
• El nº medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

 

 

 

2. ¿Quién debe formular las cuentas anuales de una cooperativa? ¿en qué plazo?

 

Es el consejo rector o el órgano de administración correspondiente el que, en el plazo máximo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio económico, formulará las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión. Estos documentos deberán ir firmados por todos los miembros del Consejo Rector o administradores y, si faltase la firma de alguno de ellos, deberá indicarse expresamente la causa.

 

A continuación, si la cooperativa estuviese obligada a auditar sus cuentas, pondrán estos documentos a disposición de los auditores externos para que emitan su informe de auditoría.

 

 

¿Qué es el informe de gestión? ¿Cuándo es obligatorio elaborar este informe?

 

El informe de gestión es un documento que deberá elaborar el Consejo Rector u órgano de administración siempre que la cooperativa esté obligada a auditar sus cuentas. Si no existe obligación de auditar cuentas, la elaboración del informe de gestión será voluntaria. Se trata de un documento dónde se explicará detalladamente la marcha de la cooperativa y las expectativas reales de la misma, siempre respetando que esta información sea congruente con los documentos contables.

 

 

Y, ¿cuándo una cooperativa valenciana está obligada a auditar sus Cuentas Anuales?

 

Aunque esta pregunta merecería otro post, así a grandes rasgos y sin entrar en más detalle, el Art. 50 de la Ley de Cooperativas Valenciana, exige auditar las cuentas anuales cuando:

 

a) Lo exija la Ley de Auditoría de Cuentas y sus normas de desarrollo.

 

b) Se haya dotado de una sección de crédito.

 

c) Al menos un 10% de los socios o 50 socios solicite al Registro de Cooperativas que nombre un auditor de Cuentas de un ejercicio determinado.

 

d) Lo prevean los Estatutos o lo acuerde la Asamblea General, los administradores o la comisión de control de la gestión.

 

 

3. Una vez formuladas las cuentas anuales, ¿cuál es el procedimiento que se ha de seguir?

 

En primer lugar, las Cuentas Anuales (y en su caso, el informe de gestión y el informe de auditoría) deberán ponerse a disposición de los socios, de acuerdo con lo estipulado en el art. 26 de la Ley de Cooperativas Valenciana.

 

A continuación, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio económico, la Asamblea General Ordinaria deberá reunirse para examinar la gestión social y aprobar, en su caso, las Cuentas Anuales y la distribución de los excedentes o la imputación de las pérdidas.

 

Y finalmente, una vez aprobadas por la Asamblea General, el Consejo Rector las depositará en el Registro de Cooperativas correspondiente, en el plazo de un mes desde la fecha de su aprobación.

 

Advertiros de que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el Depósito de Cuentas anuales debidamente aprobadas, no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Con lo cual, incumplir con esta obligación tiene sus consecuencias.

 

 

4. Las cooperativas valencianas, ¿dónde deben depositar sus Cuentas Anuales? ¿En el Registro de Cooperativas? ¿En el Mercantil? ¿En ambos? ¿En cualquiera de los dos?

 

Tal y como os adelantaba en el artículo “La legalización de los libros contables de las cooperativas valencianas”, este tema ha sido una de las preguntas más frecuentes en los últimos años, ya que el sector se ha visto obligado a dar tumbos entre ambos registros.

 

Si bien es cierto que la competencia y responsabilidad de inscribir el depósito de Cuentas anuales de las cooperativas siempre ha sido del Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana, varios han sido los convenios entre la Generalitat Valenciana y el Registro Mercantil, por los cuales, o se nos ha dado la opción de depositar las cuentas en cualquiera de los dos registros o nos han obligado a depositarlas en el Registro Mercantil.

 

En la actualidad, no existe ningún convenio entre ambos registros, por lo que, desde el 15 de diciembre del 2023, las cooperativas valencianas vuelven a realizar todos sus trámites registrales únicamente en el Registro de Cooperativas (excepto aquellas que, por su clase o sector de actividad, también tengan obligación de relacionarse con el Registro Mercantil).

 

Por tanto, las cooperativas valencianas DEBEN depositar las cuentas anuales del ejercicio 2023 en el Registro de Cooperativas competente y (salvo algunos casos concretos que a continuación veremos) no tienen obligación de depositar cuentas en el Mercantil.

 

 

Y si depositamos 'voluntariamente' las Cuentas Anuales de nuestra cooperativa en el Registro Mercantil, ¿se puede entender que ya estamos cumpliendo con el de Cooperativas para evitar la duplicidad de trámites?

 

Si las cooperativas que no tienen obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil las presentan en este registro, obviamente las aceptarán. Ahora bien, como ya no existe ningún convenio de colaboración entre los dos registros y, por tanto, no existe comunicación entre ambos, al Registro de Cooperativas no le va a constar su depósito. Con lo cual, deberéis presentarlas de nuevo en el Registro de Cooperativas, si queréis estar al corriente con vuestras obligaciones registrales. Esto es de suma importancia y es una novedad con respecto a cómo veníamos funcionando hasta hace poco en la Comunitat Valenciana.

 

 

¿Cuáles son los casos en los que una cooperativa también tiene obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

 

Pues, sería el caso de las cooperativas de crédito y de seguros, tal y como exige el artículo 81.1 d) del Reglamento del Registro Mercantil y, por otra parte, el de aquellas cooperativas que se dediquen al comercio de mercancías y su volumen de negocio supere los 601.012,104 euros (Disposición Adicional 4.ª de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista / Disposición Adicional 9.ª del RRM).

 

Las cuentas anuales de estas cooperativas deben inscribirse y depositarse en el Registro Mercantil y en el Registro de Cooperativas correspondiente, pues tienen la obligación con ambos.

 

No obstante, para estos casos concretos, con el fin de evitar esa duplicidad de trámites, es posible que se instrumente algún mecanismo jurídico mediante el cual el Registro de Cooperativas pueda entender por cumplida esta obligación si ya se han depositado en el Mercantil. Estaremos atentos.

 

 

5. ¿Cómo se depositan las Cuentas Anuales en el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana? Novedades 2024

 

El Depósito de Cuentas en el Registro de Cooperativas siempre ha sido un trámite gratuito y se realiza telemáticamente a través de un procedimiento, que han habilitado expresamente para ello este año:

 

Procedimiento de depósito de cuentas anuales de las cooperativas - GVA.ES - Generalitat Valenciana

 

Si entráis en el enlace, podéis comprobar que no hay plantilla o modelo disponible, ni ninguna aplicación parecida al programa D2 del Registro Mercantil donde volcar la información. Por tanto, simplemente tendréis que anexarlas a la plataforma telemática en el formato en que las tengáis guardadas (por ejemplo, en pdf).

 

 

¿Qué aspectos no podemos perder de vista?

 

Las cuentas anuales que presentemos deben ir firmadas, ya sea manuscrita o digitalmente, por todos los miembros del Consejo Rector cuyos cargos estén vigentes en la fecha de su formulación.

 

Junto a ellas, SIEMPRE habrá que adjuntar la CERTIFICACION DEL ACTA del acuerdo adoptado por la Asamblea General de aprobación de las cuentas anuales y aplicación del resultado del ejercicio económico correspondiente, emitido por la persona que ostente la Secretaría de la Cooperativa y con el Visto Bueno de la Presidencia, firmada DIGITALMENTE por ambos. Prestad atención a esta certificación y a las manifestaciones que deben recoger para evitar problemas. En el mismo enlace del Procedimiento de depósito de cuentas anuales de las cooperativas - GVA.ES - Generalitat Valenciana tenéis enumerados uno por uno todos los aspectos que deben mencionarse en dicha certificación y, además, tenéis un modelo que os puede ser de utilidad.

 

Por otra parte, cuando la cooperativa esté obligada a auditar sus cuentas, deberá incluir el informe de auditoría y el informe de Gestión, éste último firmado (digital o manuscritamente) por todos los miembros del Consejo Rector con cargos vigentes en la fecha de su formulación.

 

Y ya para finalizar, una recomendación con el fin de facilitaros la labor y agilizar el trámite: como lo normal es que el año pasado (incluso, el anterior) depositarais las cuentas anuales en el Registro Mercantil, y el Registro de Cooperativas no tiene acceso a esa información, os aconsejamos que, junto al depósito de cuentas de este año en el Registro de Cooperativas adjuntéis los justificantes del depósito de cuentas de los ejercicios anteriores en el Registro Mercantil.