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Reflexiones sobre el emprendimiento cooperativo, la gestión participativa y el trabajo en equipo

¿Cómo hacemos la Asamblea General ordinaria en plena pandemia?

18
MAY

2020

En circunstancias normales, ahora estaríamos en tiempo de convocar las Asambleas para aprobar las cuentas anuales y la gestión del ejercicio, pero el Estado de Alarma ha introducido novedades.

Ilustraciones: Pilixip

Ilustración: Pilixip

La Asamblea General Ordinaria es aquella que tiene que reunirse OBLIGATORIAMENTE una vez al año, dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio anterior. Por tanto, en condiciones normales, cualquier otro año distinto a éste por las extraordinarias circunstancias que estamos viviendo, nos encontraríamos en fecha adecuada para reunirnos y examinar la gestión social y, si fuera el caso, aprobar las cuentas anuales y distribuir los excedentes de ejercicio o imputar las pérdidas, sin perjuicio de añadir otros asuntos al orden del día.


Pero en mitad de este plazo de seis meses siguientes al cierre del ejercicio anterior, nos ha sobrevenido la pandemia y con ella sus múltiples incidencias en casi todos los aspectos de la actividad económica y social de nuestras cooperativas, y, por tanto, también en la celebración de estas reuniones de la Asamblea que, reiteramos, es la única exigida por nuestra Ley de Cooperativas Valenciana.


Repasemos, en primer lugar, el proceso de convocatoria y celebración de la asamblea general en condiciones normales, tal como lo regula la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana, para, a continuación, exponer en qué ha cambiado la situación este año, cómo ha incidido, en definitiva, la declaración del estado de alarma del pasado 14 de marzo de 2020.

 


Requisitos formales de una Asamblea General ordinaria


La Asamblea general ordinaria tendrá que ser convocada por el Consejo Rector con una antelación mínima de quince días y máxima de sesenta a la fecha de celebración. También podrá ser convocada a petición de al menos un 10% de los socios o de quinientos socios, si la cooperativa cuenta con más de cinco mil personas socias (en caso de no ser atendida esta solicitud, los socios podrán solicitar la convocatoria al árbitro o al juzgado competente del domicilio social que convoque la asamblea).


La convocatoria de la Asamblea tendrá que hacerse por medio de un anuncio destacado en el domicilio social y en cada uno de los centros de trabajo, así como por carta enviada al domicilio del socio o por cualquier otro medio previsto en los estatutos o en el reglamento de régimen interno que asegure la recepción por el socio destinatario con una antelación mínima de quince días y máxima de sesenta a la fecha de realización. Los estatutos podrán establecer que se difunda por otros medios de comunicación, pudiendo los socios, en este caso, solicitar que la convocatoria se remita por correo electrónico o postal. En la actualidad, la Ley también permite que pueda convocarse a través de la web corporativa de la cooperativa, pudiendo incluso los estatutos establecer que esta sea el único medio de publicación, y que la convocatoria se realizará a través de un sistema telemático de alerta a las personas socias de los anuncios insertados en la sede electrónica de la cooperativa, si ésta estuviera regulada acorde a Ley.


La convocatoria habrá de expresar con claridad el orden del día o asuntos a tratar, el lugar, el día y la hora de la reunión en primera y en segunda convocatoria, entre las cuales tendrá que transcurrir como mínimo media hora.

 

La Asamblea se reunirá en el lugar que designe el Consejo Rector que también podrá decidir que se celebre por medios telemáticos si se ha contemplado en los estatutos y consta en la convocatoria, debiendo garantizar:

 

a) El cumplimiento de los requisitos de constitución de la asamblea general.
b) La identidad del socio y demás sujetos que participen en la reunión.
c) La participación del socio en la deliberación y toma de acuerdos, que asegurará, además, la posibilidad de que los demás participantes en la sesión puedan conocer la integridad de sus manifestaciones en la misma.
d) La participación del socio en el turno de sugerencias y preguntas.
e) El ejercicio del derecho al voto y, en su caso, el secreto del mismo.

 

Los asuntos a tratar serán los incluidos en el orden del día fijado por el Consejo Rector, pero este quedará obligado a incluir los temas solicitados por el 10% o cincuenta personas socias mediante escrito dirigido al Consejo Rector previamente a la convocatoria o dentro de los cuatro días siguientes a su publicación. En el orden del día necesariamente se incluirá un punto que permita a los socios hacer sugerencias y preguntas al Consejo Rector, y como último punto, la decisión sobre la aprobación del acta de la sesión; ojo con esto porque es muy habitual dejar la aprobación del acta para el primer punto del orden del día de la siguiente reunión y esto no es acorde a Ley: la aprobación del acta debe realizarse en la misma asamblea como último punto del orden del día o aplazarse a petición de la mesa. En este caso, la aprobación corresponderá, dentro del plazo de quince días, al presidente y dos personas socias escogidas por unanimidad entre los asistentes a la Asamblea.

 

 

La Asamblea quedará válidamente constituida en primera convocatoria cuando asistan, presentes o representados, más de la mitad de los socios. Y en segunda convocatoria, siempre que asista un mínimo del 10% de las personas socias o cincuenta de ellas, a no ser que los estatutos refuercen el quórum de asistencia hasta un máximo del 20% en segunda convocatoria.


En cuanto a la adopción de acuerdos, ya hemos nombrado que la asamblea general ordinaria es la que examina la gestión social y aprueba, si es el caso, las cuentas anuales y decide respecto de la distribución de los excedentes de ejercicio o imputación de las pérdidas, pudiendo tratar cualquier otro asunto que el Consejo Rector o los socios en el número indicado consideren conveniente incluir en el orden del día. Como ya hemos apuntado, con carácter general, para deliberar y tomar acuerdos sobre un asunto será indispensable que conste en el orden del día de la convocatoria.


Cuando no haya asentimiento unánime a la propuesta de acuerdo hecha por la mesa o siempre que algún socio lo solicite, el Presidente someterá el tema a votación, en forma alternativa, primero a favor y después en contra de la propuesta. La votación se hará a mano alzada, mediante manifestación verbal del voto, o mediante papeletas, según se establezca en los estatutos. Será secreta siempre que lo solicite al menos el 10% de los socios asistentes o cincuenta de ellos o afecte a la revocación de los miembros del Consejo Rector.


Cada socio tiene un voto. Los acuerdos quedarán adoptados, como regla general, cuando voten a favor de la propuesta más de la mitad de los socios presentes y representados en la Asamblea, salvo en el caso de elección de cargos, en el que serán elegidos los candidatos que obtengan mayor cantidad de votos. También hay excepciones en los supuestos siguientes:

 

Exigirán la mayoría de dos tercios de los socios presentes y representados:

 

a) Modificación de estatutos.
b) Modificación de la clase de cooperativa o de su objeto social.
c) Agravación del régimen de responsabilidad del socio.
d) Modificación del reglamento de régimen interno.
e) Modificación del estatuto profesional del socio trabajador.
f) Fusión, escisión transformación, cesión del activo y pasivo.
g) Prórroga de la sociedad.
h) Imposición de nuevas aportaciones obligatorias y otras nuevas obligaciones no previstas en los estatutos, así como la transformación de aportaciones reembolsables en aportaciones cuyo reembolso puede ser rehusado incondicionalmente por el Consejo Rector o a la inversa.
i) El establecimiento en estatutos de un porcentaje del capital social, a partir del cual el Consejo Rector pueda rehusar el reembolso de las aportaciones sociales en caso de baja del socio u otros supuestos contemplados en la ley.
j) La disolución voluntaria de la cooperativa.
k) El acuerdo de ejercitar la acción de responsabilidad contra los miembros del Consejo Rector.
l) La revocación de los consejeros cuando no consta expresamente en el orden del día de la convocatoria, siempre que concurra el quorum de presencia de personas socias que represente el 20 % de los votos de la cooperativa.

 

Exigirán voto favorable de los dos tercios de los votos presentes y representados, siempre que la Asamblea haya sido constituida con un quórum de asistencia de al menos un 10% de los socios de la cooperativa:

a) La adopción de los acuerdos que supongan modificación de la clase de cooperativa o de su objeto social.
b) Agravación del régimen de responsabilidad del socio.
c) Fusión, escisión, transformación.
d) Cesión del activo y pasivo, prórroga de la sociedad.
e) Imposición de nuevas aportaciones obligatorias.
f) Nuevas obligaciones no previstas en los estatutos.


MUY IMPORTANTE: Los acuerdos de la Asamblea General obligan a todos los socios, incluso a los ausentes y disidentes, salvo que, tratándose de imposición de nuevas aportaciones obligatorias, nuevas aportaciones para los socios no previstas en los estatutos, modificación de la clase de cooperativa o de su objeto social, agravación del régimen de responsabilidad de los socios, prórroga de la sociedad, disolución, fusión, escisión, transformación o cesión de activos y pasivos, el socio disconforme o ausente comunique su baja en el plazo máximo de cuarenta días desde el siguiente al de la adopción del acuerdo o al de la comunicación del acuerdo en el caso de que no estuviese en la Asamblea.

 

De lo sucedido en la reunión, el secretario levantará acta, que será aprobada en los términos ya explicados.


Y hasta aquí un resumen de la regulación que de esta materia hace nuestra ley, y que queda recogida en sus artículos 30 al 40, por si queréis profundizar en la cuestión.


¿Qué es lo que ha cambiado con el Estado de Alarma?


Por motivos de emergencia sanitaria, el 14 de marzo el Gobierno declaró el Estado de Alarma, mediante la publicación en el BOE del Real Decreto 463/2020, que, en lo que aquí nos interesa, prohíbe la concentración de personas y celebración de reuniones y, consecuentemente, los desplazamientos para asistir a las mismas, así como, con carácter general, por no ocuparnos ahora de esta cuestión, la suspensión de plazos y términos.


Días después, el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, en su artículo 40, modificado posteriormente por la Disposición Final Primera, apartado 13, del Real Decreto Ley 11/2020, dispuso:


«Artículo 40. Medidas extraordinarias aplicables a las personas jurídicas de Derecho privado.


1. Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma, las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes. La misma regla será́ de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas. La sesión se entenderá́ celebrada en el domicilio de la persona jurídica.


Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma, las juntas o asambleas de asociados o de socios podrán celebrarse por video o por conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.


2. Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma, los acuerdos de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente y deberán adoptarse así cuando lo solicite, al menos, dos de los miembros del órgano. La misma regla será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social. Será de aplicación a todos estos acuerdos lo establecido en el artículo 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, aunque no se trate de sociedades mercantiles.


3. La obligación de formular las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social que incumbe al órgano de gobierno o administración de una persona jurídica y, cuando fuere legalmente exigible, el informe de gestión y demás documentos exigibles según la legislación de sociedades, queda suspendida hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha. No obstante lo anterior, será válida la formulación de las cuentas que realice el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica durante el estado de alarma pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o acogiéndose a la prórroga prevista en el apartado siguiente.


4. En el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma o durante la vigencia del mismo, el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada hubiera formulado las cuentas del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable de esas cuentas, tanto si la auditoría fuera obligatoria como voluntaria, se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.


5. La junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales.


6. Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el «Boletín oficial del Estado». En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.


6.bis…


7. El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.


8. ….


9. El reintegro de las aportaciones a los socios cooperativos que causen baja durante la vigencia del estado de alarma queda prorrogado hasta que transcurran seis meses a contar desde que finalice el estado de alarma.


10. En el caso de que, durante la vigencia del estado de alarma, transcurriera el término de duración de la sociedad fijado en los estatutos sociales, no se producirá la disolución de pleno derecho hasta que transcurran dos meses a contar desde que finalice dicho estado.


11. En caso de que, antes de la declaración del estado de alarma y durante la vigencia de ese estado, concurra causa legal o estatutaria de disolución de la sociedad, el plazo legal para la convocatoria por el órgano de administración de la junta general de socios a fin de que adopte el acuerdo de disolución de la sociedad o los acuerdos que tengan por objeto enervar la causa, se suspende hasta que finalice dicho estado de alarma.


12. Si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en ese periodo.»


De este artículo vigente, que reproducimos de su totalidad lo que resulta ahora de interés, destacamos la especificidad para la celebración de la Asamblea ordinaria en este ejercicio, por la excepcionalidad del momento en que nos encontramos y, repetimos, en el contexto de la prohibición general de celebrar reuniones por motivos sanitarios y suspensión de plazos:

 

 -  Se podrá celebrar la Asamblea General (fíjese que también reuniones de Consejo Rector u órgano de administración) por medios telemáticos, aunque no esté establecido en los estatutos (recordar que habíamos dicho que la Ley de cooperativas Valenciana exige esa previsión estatutaria).


 -  Mientras dure el periodo de Estado de alarma.


 -  Concretamente, respecto a cómo celebrar las reuniones, establece que por video o conferencia telefónica múltiple.


 -  SIEMPRE que todas las personas con derecho de asistencia dispongan de medios necesarios (ojo, esto es responsabilidad de la cooperativa, que es la que debe garantizar la participación, derecho al voto del socio, etc., como ya ha quedado explicado).


 -  El secretario/a debe reconocer la identidad de los socios o asociados, dejando constancia de dicho reconocimiento en el acta.


 -  Debe remitir inmediatamente dicha acta a las direcciones de correos electrónicos.


 -  Si no fuera posible celebrar la Asamblea por estos medios, queda suspendido el plazo para su celebración (del mismo modo que la obligación de formular las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, el informe de gestión y demás documentos exigibles según la legislación de sociedades) reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde que finalice el plazo para aprobación de las cuentas (Ver el artículo de nuestro blog a este respecto https://blog.fevecta.coop/La-legalizacion-de-los-libros-contables-de-las-cooperativas-durante-y-despues-del-Estado-de-Alarma/).

 

Además, y para su propio ámbito, el de la Comunidad Valenciana, en aras a la aplicación e implementación de esta norma, el 3 de abril de 2020, el jefe del Servicio de Fomento del Cooperativismo y Economía social de la Dirección General de Emprendimiento y Cooperativismo de la Conselleria de Economía Sostenible, Sectores Productivos, Comercio y Trabajo, dictó la siguiente Instrucción:


«Sobre la incidencia de la declaración del estado de alarma, acordado mediante Real Decreto, 436/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVI-19 en el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana

……
3. Celebración de sesión de órganos de las cooperativas y cómputo registral de plazos para adoptar acuerdos por órganos colegiados.


Conforme a lo dispuesto en el artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, en la redacción dada al mismo por la disposición final primera, apartado trece, del Real Decreto-ley 11/2020, durante el periodo de alarma, todas las cooperativas valencianas podrán, aunque no lo contemplen sus estatutos, celebrar sesión de su consejo rector, comisión o comisiones delegadas u otros órganos colegiados de administración, y de su asamblea general, por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano o todas las personas que tengan derecho de asistencia a la asamblea, o quienes los representen en esta, dispongan de los medios necesarios y, en todos los supuestos, el secretario del órgano reconozca su identidad y así lo exprese en el acta que remitirá de inmediato a todas las personas concurrentes.


Igualmente, durante el periodo de alarma, los acuerdos del consejo rector u órgano de administración, podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente, y deberán adoptarse así cuando lo soliciten, al menos, dos de los miembros del órgano.


En todos los casos, la sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la entidad.


En el caso de que la asamblea general o el órgano de administración de la cooperativa hayan celebrado sesión en dichas formas, finalizado que sea el estado de alarma decretado y sus prórrogas, deberá instarse la inscripción registral de los acuerdos que la requieran, dentro de los plazos establecidos en las normas aplicables a las cooperativas valencianas, que comenzarán a computarse desde el día siguiente al de finalización del estado de alarma.


Salvo en los casos en que la cooperativa expresamente manifieste haber celebrado sesión de sus órganos en las formas anteriormente indicadas, dada la prohibición general de la celebración de reuniones y de los desplazamientos para asistir a las mismas que establecen el Real Decreto 463/2020 y sus normas de desarrollo, y sea cual sea el correspondiente plazo establecido para la reunión de los consejos rectores y demás órganos de administración de las cooperativas valencianas, o de las asambleas generales de las mismas, la calificación registral de los acuerdos de competencia de la asamblea general de las cooperativas valencianas, no exigirá que la misma se haya reunido o adoptado acuerdos durante las fechas en que permanezca vigente el estado de alarma acordado, o sus eventuales prórrogas. Del mismo modo, los plazos establecidos para adoptar los acuerdos inscribibles se computarán, a la hora de su calificación registral, adicionando a los inicialmente establecidos por la legislación vigente los especialmente establecidos por el artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, apartados, 4, 5 y 6, en su redacción dada por el Real Decreto-ley 11/2020, o el número de días correspondiente, computado según se ha establecido en el punto 1 de esta misma instrucción.


A los referidos efectos, las correspondientes certificaciones deberán manifestar, en su caso, que la cooperativa no dispone de los medios necesarios para celebrar sesión de su órgano de administración o de su asamblea general en la forma prevista en los estatutos de la entidad o en la autorizada por el artículo 40, citado.»

 

Por tanto, refuerza las anteriores conclusiones y además añade:


1ª quedan suspendidos los plazos legales de celebración de reuniones de órganos de administración y asamblea de las cooperativas, que no obstante podrán celebrarse por los medios telemáticos ya indicados.


2ª si la asamblea ha celebrado reuniones por vídeo o llamadas telefónicas múltiples, y se han tomado acuerdos que requieren inscripción registral, los plazos que exige la normativa valenciana para dicha inscripción (depende de la materia de los acuerdos) quedan igualmente suspendidos, empezando a computarse desde el día siguiente al que se declare el fin del estado de alarma.


(Interesante consultar la Instrucción del Registro de Cooperativas de la CV acerca de este tema)


Habrá que estar muy pendientes, pues, de cómo transcurran los acontecimientos. Toda esta materia va a depender de la fecha del fin del estado de alarma y, también, del marco legislativo que este hito requiera. Estamos en tiempos cambiantes que requieren de nuestra adaptación a un ritmo vertiginoso, y quizá sea momento de que os planteéis modificar vuestros estatutos para adaptarlos a las posibilidades que actualmente ofrecen las nuevas tecnologías, en cuanto a dotaros de una página web corporativa, posibilitaros vuestras reuniones telemáticamente…, o quizá, todo lo contrario, puede ser tiempo de dedicar todos vuestros esfuerzos a salvar la actividad y vuestros puestos de trabajo. Si así lo consideráis, adelante, ahora más que nunca en FEVECTA estamos para ocuparnos de vuestros trámites societarios, para asesoraros, para interceder ante la administración a fin de conseguir modificaciones legislativas urgentes que permitan la adaptación, la supervivencia o la financiación necesaria. En definitiva, para ser el apoyo que necesitéis para atravesar este duro momento. Hacednos llegar necesidades, propuestas y a trabajar… nosotros nos ocupamos. Y no olvidéis cuidaros mucho.

Autoría:  Lola Folgado
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Acerca de la autora de esta entrada

Hola, soy la compañera que en FEVECTA se ocupa de ofreceros apoyo en aspectos específicos de la legislación cooperativa, a nuestras afiliadas, a los profesionales que las asesoran, y a todas aquellas personas que ante una iniciativa emprendedora les interesa conocer esta forma jurídica de empresa. A través de este blog me gustaría compartir con vosotros la experiencia que me proporciona el asesoramiento directo e inmediato, en las cuestiones que surgen en el funcionamiento de las cooperativas en el día a día, la gestión de trámites en el registro, subvenciones, participación en la redacción de estatutos y reglamento de régimen interno, procesos de transformación de otras formas jurídicas en cooperativas, estudio y configuración del desarrollo de ideas de negocio como cooperativa de trabajo. Espero poder ayudaros en aspectos de relevancia jurídica tratándolos desde un punto de vista claro y ameno. Lola Folgado, abogada FEVECTA

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