No se trata de un acuerdo social, sino de un medio de prueba y una declaración de conformidad con el relato de lo acontecido

“Acta: relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta”
Diccionario de la lengua española, 23.ª ed.

 

Nos encontramos en periodo de presentación y legalización ante el Registro de Cooperativas de los Libros Sociales. Antes del 30 de abril ha de presentarse al registro la solicitud de legalización de los Libros Sociales, tanto los de las actas, como el de Libro registro de socios y el Libro de aportaciones sociales. Por tanto, en este artículo vamos a hablar de las actas.

 

 

REGULACIÓN

 

En nuestro ámbito territorial, las actas están reguladas en el capítulo que la Ley de Cooperativas de la Comunitat Valenciana (en adelante LCCV) destina a los órganos sociales, en concreto dentro de la Sección dedicada a la Asamblea General, literalmente de la siguiente manera:

 

Artículo 38. Acta de la asamblea.

 

1. El acta de la sesión, firmada por quienes ostenten la presidencia y la secretaría, irá encabezada por el anuncio de la convocatoria o el orden del día decidido al constituirse en asamblea general universal. Además, contendrá la constancia de que se reúne el quórum legal o estatutario exigido, indicando si la asamblea se constituye en primera o en segunda convocatoria; un resumen de las deliberaciones sobre cada asunto; las intervenciones que las personas interesadas hayan solicitado que consten en acta y, finalmente, los acuerdos tomados, indicando con toda claridad los términos de la votación y los resultados de cada una de las mismas. Si el acta no la incluye, se acompañará, en anexo firmado por la presidencia y la secretaría y, en su caso, otras personas que la firmen, la lista de personas socias y personas asociadas, presentes o representadas, con expresión de haber sido comprobada tal representación. Los documentos que acrediten dicha representación deberán conservarse durante el plazo establecido en esta ley para la impugnación de los acuerdos.

 

2. La aprobación del acta de la asamblea general deberá realizarse como último punto del orden del día, salvo que sea aplazada a petición de la mesa. En este caso la aprobación corresponderá, dentro del plazo de quince días, a la presidencia y a dos socios o socias designadas por unanimidad entre las asistentes, y, si no hubiere unanimidad, añadiendo un representante de cada minoría que comprenda como mínimo un diez por ciento de las personas socias asistentes, presentes o representadas.

 

3. El acta de la asamblea deberá ser incorporada por el titular de la secretaría al libro de actas de la asamblea general.

 

4. Cualquier socio o socia podrá solicitar certificación del acta o de los acuerdos tomados, quedando obligado el consejo rector a dársela, expedida por la secretaría con el visto bueno de quien ostente la presidencia.

 

5. Los administradores o administradoras podrán requerir la presencia de fedatario público notarial para que levante acta de la asamblea y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la asamblea, lo soliciten personas socias que representen al menos el 5% de todas ellas. Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad. El acta notarial tendrá la consideración de acta de la asamblea.

 

¿Es aplicable esta norma a las actas del Consejo Rector? Pues respecto a las reuniones de este órgano, la LCCV únicamente dice en su art. 46.4 que levantará acta la persona titular de la secretaría y la firmarán la secretaría, presidencia y otra persona asistente al CR, en todo lo demás podemos aplicar la regulación respecto de la asamblea.

 

 

¿DE QUIÉN ES COMPETENCIA?

 

La redacción del acta es función del secretario del consejo rector. Si el órgano de gestión de la cooperativa es un administrador único, correspondería a éste y si fuesen administradores con carácter solidario a cualquiera de ellos, mientras que, si los administradores lo son con carácter mancomunado, uno asumirá las funciones de secretaría y el otro de presidencia.

 

Artículo 43. La presidencia y la secretaría.

 

1. La persona que ostente la presidencia del Consejo Rector será, a su vez, la que ejerza la presidencia de la cooperativa y tendrá atribuida, en nombre del consejo rector, la representación legal de cooperativa y, salvo los supuestos en los que la ley disponga otra cosa, ostentará la presidencia de la asamblea general.

 

El ejercicio de la representación por el presidente o presidenta se ajustará a las decisiones válidamente adoptadas por el consejo rector y la asamblea general.

 

La ejecución de los acuerdos, salvo que se tome decisión expresa en contra, corresponde al presidente o presidenta.

 

2. Al titular de la secretaría le corresponderá la redacción de las actas de las sesiones del consejo rector y de las asambleas en que ejerza su cargo, así como el libramiento de certificaciones, autorizadas con la firma de la persona que ostente la presidencia, con referencia a los libros y documentos sociales.

 

3. Las facultades de las personas que ostenten la presidencia y la secretaría corresponderán, en su caso, al administrador o administradora única o a cada una de las designadas para desempeñar la administración de modo solidario. En los supuestos de administración mancomunada, uno de los miembros asumirá las funciones de la presidencia y el otro las de la secretaría.

 

La función en cuanto al acta comprende la redacción, aprobación y su firma. Además, el secretario o secretaria, deberá trasladar las actas al Libro correspondiente.

 

¿Qué ocurre si la persona que ostenta la secretaría no puede acudir a la sesión, por un imprevisto, enfermedad, etc.?

 

Siguiendo la regla del art. 35 LCCV, la propia asamblea en ese momento elegirá entre los socios y socias asistentes a la persona que actuará como tal en esa reunión, debemos entender por tanto que asume las funciones de la secretaría en ese momento y para esa reunión, por lo que realizará la redacción del acta.

 

¿Y si se negase a prestar sus funciones?

 

Pues, independientemente de las consecuencias que puede conllevar la dejación de funciones, entendemos que el procedimiento sería el mismo, el nombramiento de otra persona socia que asume las funciones de secretaría en esa reunión.

 

 

REDACCIÓN Y CONTENIDO

 

Se iniciará el acta con la constancia del lugar, fecha y hora de la celebración de la reunión, la mención a la convocatoria y si se celebra en primera o segunda convocatoria. Además, debe constar la lista de asistentes, presentes y representados, la proclamación de existencia del quorum suficiente para constituir la reunión y orden del día a tratar, siendo imprescindible siempre que en el mismo conste la oportunidad de formular ruegos y preguntas y como último punto del orden del día, la aprobación del acta o aplazamiento, en su caso.

 

Si se tratase de una asamblea universal, ha de reflejarse la voluntad de los socios a reunirse de este modo y, en el orden del día, los asuntos a tratar con la firma de todos los socios asistentes, en ratificación de su presencia y aceptación de la reunión sin convocatoria previa, además de la conformidad a tratar los asuntos del orden del día concreto.

 

A partir de ahí, el acta debe contener resumen de los asuntos tratados: iniciará la exposición el presidente para dar paso a un turno de intervenciones que recogerá la persona que ocupe la secretaría, de una manera sensata, es decir, no hace falta que conste en el acta la intervención reiterada de un socio que una y otra vez insista en lo mismo, pero sí que ha de constar indubitadamente la intervención de la persona que así lo solicita expresamente. Todos los socios tienen derecho a ello.

 

A continuación, constará la descripción del acuerdo que se somete a votación y el resultado de la misma, con expresión de la mayoría por la que se adopta o no. Importante hacer constar el voto en contra de aquel socio que así lo solicite, teniendo en cuenta que ello puede generar derechos al socio, por ejemplo, la solicitud de baja justificada cuando el acuerdo entrañe obligaciones gravosas para el socio (art. 22.3 y 36.6 de la LCCV).

 

A la definitiva, el acta debe contener y describir lo ocurrido en la reunión: asuntos tratados, deliberación y adopción de acuerdos, así sea de asamblea general o de consejo rector.

 

La Ley permite que los administradores o administradoras requieran la presencia de un notario o notaria para que levante el acta y, si lo solicitase el 5% de las personas socias, estarían obligados a ello, asumiendo la cooperativa el coste de los honorarios. El acta notarial será el acta de la asamblea, con todos sus efectos.

 

 

APROBACIÓN Y FIRMA

 

Ya hemos apuntado que la aprobación se producirá como último punto del orden del día. La secretaría dará lectura del acta y se someterá a votación. El quorum de aprobación será por mayoría simple.

 

Cabe la posibilidad de aplazar la aprobación, como máximo hasta 15 días, porque el secretario necesite de un tiempo para la correcta redacción, por no contar con los medios necesarios para su transcripción digital o por el motivo que fuese. En este supuesto, la asamblea elegirá de entre los asistentes a dos socios que se designarán por unanimidad. Caso de que no se alcanzara la unanimidad, debe nombrarse, además, un representante de cada minoría que comprenda como mínimo un diez por ciento de las personas socias asistentes y representadas.

 

MUY IMPORTANTE: La muy habitual costumbre de aprobar el acta en la reunión siguiente no es acorde a la normativa, el acta debe aprobarse por las personas que asistieron a la reunión, no por los asistentes de la reunión siguiente, que pueden ser o no los mismos. Perdería la eficacia de la aprobación y la garantía de veracidad, lo cual depende también del tiempo transcurrido y, por ello, la ley señala un plazo máximo. Pensemos en el supuesto de una cooperativa que solo celebre la asamblea ordinaria de año a año y sometiese la aprobación del acta a personas que no estuvieron en la anterior asamblea, o que quizá no fuesen ni socios. Pierde totalmente el sentido de la aprobación, conculcando, incluso, el principio democrático.

 

La relevancia de la aprobación es tal, que procedería, aunque no se hubiese incluido como punto del orden del día, es decir, aunque hubiéramos omitido este punto en el orden del día en la convocatoria, deberíamos someterla a aprobación.

 

Importante tener en cuenta la naturaleza jurídica del acta, no es un acuerdo social, es una declaración de conformidad con el relato de lo acontecido en la reunión.

 

Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid de 24 de enero de 2012:

 

“el acta no puede ser considerada como un fin en sí mismo o como un elemento constitutivo de los acuerdos adoptados por la junta, sino como un mero instrumento de documentación de esos acuerdos; acuerdos cuya existencia deriva, no de su correcta documentación, sino del hecho de constituir expresión de la voluntad mayoritaria de los socios"

 

STS Tribunal Supremo en su Sentencia de 5 de enero de 2007:

 

"los acuerdos son la expresión de la voluntad mayoritaria obtenida mediante la suma de declaraciones individuales paralelas, emitidas en las condiciones y forma que establece la Ley. Mientras que el acta no es más que un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción anterior de unos acuerdos".

 

También la Sentencia del Tribunal Supremo de fecha 5 de febrero de 2002 cuando establece que "el acta de la junta no es elemento constitutivo del acuerdo, sino medio de prueba del mismo, de aquí que tenga un carácter ad probationem y no ad solemnitatem".”

 

 

¿Qué ocurriría si el acta no fuese aprobada?

 

El secretario podría rectificar la redacción si el problema estuviese ahí, incluir alguna intervención, etc. Si el motivo de su no aprobación no fuesen cuestiones de este tipo y definitivamente no se aprueba, no significa que no se hayan tomado los acuerdos, es decir, no invalida los acuerdos, pero las consecuencias jurídicas son nefastas: no es posible certificar los acuerdos tomados y, por tanto, tampoco la inscripción en el registro, ni la elevación a público. Además, dificultará la ejecución de los mismos, así como su impugnación en los supuestos que sean contrarios a la Ley, se opongan a los estatutos de la cooperativa, al Reglamento de Régimen Interno o lesionen el interés social en beneficio de una o varias personas asociadas o de terceros.

 

Por si no fuese suficientemente relevante, el acta perdería su principal función: es un medio de prueba:

 

Sentencia del Tribunal Supremo de 5-1-2007

 

“es un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción de unos acuerdos”

 

Siguiendo la doctrina registral, el contenido de las actas extendido por la persona responsable, la secretaria, debe considerarse como una presunción iurus tantum de la realidad en ella recogida, salvo que se acredite lo contrario por otros medios de prueba.

 

Aun así, reiterar que la falta de aprobación no impide su validez, los miembros del consejo rector o administradores deben ejecutar los acuerdos, cumpliendo la voluntad de la cooperativa, si puede acreditarse su existencia por otros medios de prueba admitidos en derecho testifical, etc.

 

RDGRN de 16 de junio de 1994:

 

«SEGUNDO. (...) La práctica societaria y los usos de comercio alumbraron un sistema de documentación de los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles a los que la Ley ha venido a imponer sucesivas exigencias tendentes a garantizar el que sea fiel reflejo de su real existencia, válida formación y exacto contenido, y a tal fin responde la obligación de consignarlos en actas (vid. artículos 113 y 142 de la Ley de Sociedades Anónimas), que han de trasladarse a los libros correspondientes --cuya llevanza, contenido mínimo y diligenciamiento establecen los artículos 26 y 27 del Código de Comercio--, y la necesidad de su aprobación como garantía de la conformidad de su contenido con las deliberaciones habidas y acuerdos adoptados, requisito este que es presupuesto de su ejecutividad (artículo 113.2 de la citada Ley). Todo ello ha sido interpretado por la doctrina en el sentido de que las actas debidamente redactadas y aprobadas hacen fe de los acuerdos y demás extremos en ella consignados en tanto no se pruebe su inexactitud o falsedad, supuesto en el que su valor probatorio habrá de apreciarse por los Tribunales conforme a las reglas generales de Derecho (artículo 31 de aquel Código), interpretación que ha sido corroborada por la jurisprudencia (vid. STS 28 febrero 1989 y doctrina del propio Tribunal que en la misma se cita) al atribuir al contenido de las actas un valor probatorio tan sólo desvirtuable mediante prueba en contrario y con inversión del onus probandi.

 

RDGRN de 1 de marzo de 1993:

 

«TERCERO. (...) Si bien es cierto que la aprobación del acta (en cuanto garantía de la exactitud de su redacción de la conformidad de su contenido con las deliberaciones habidas y acuerdos adoptados en la reunión pertinente) no altera la naturaleza de documento privado que a aquélla sigue correspondiendo (cfr. arts. 1216 y 1225 y siguientes del Código Civil) y que su alcance probatorio deberá ser apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del derecho (vid. art. 31 del Código de Comercio), …

 

 

Para dotarle de autenticidad y ser un instrumento de prueba de los acuerdos consignados en ella, el acta se ha de firmar.

 

Como la LCCV nos indica, el acta de la asamblea se firmará por presidente y secretario, si se aprueba como último punto del orden del día, que debería ser lo más regular. La firma del secretario supone una “confirmación” del contenido, mientras que el presidente da el visto bueno en muestra de conformidad. Si se acuerda que la aprobación será posterior, firmarán el acta el presidente, secretario, más los dos socios designados al efecto por la propia asamblea, según hemos comentado.

 

Si el acta es de una reunión del consejo rector se firma por secretario, presidente y otro miembro del consejo rector.

 

 

¿Qué ocurre si no se firma el acta?

 

Las personas que deben firmar el acta podrán negarse a ello si no reflejase la realidad y, si la negativa responde a cualquier otro motivo, debe valorarse la pérdida de su carácter esencialmente probatorio; no es lo mismo que la negativa sea de una o de todas las personas que deben firmar, etc.

 

 

INCORPORACIÓN AL LIBRO DE ACTAS

 

Una vez firmadas las actas, el secretario debe incorporarlas al Libro correspondiente, bien sea el de Asamblea General o bien el de Consejo Rector.

 

Como ya sabéis, la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de emprendedores, reguló la cumplimentación en soporte electrónico y su posterior legalización ante el registro, y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

 

Concretando, las actas serán un archivo pdf, firmado con firmas electrónicas, que formarán un Libro digital que se legaliza por el registro de cooperativas a través de un trámite electrónico. Las cooperativas deben realizar la presentación antes del 30 de abril de cada ejercicio o, si el ejercicio fuese partido, antes del cumplimiento de los cuatro primeros meses del ejercicio siguiente.

 

El trámite para su presentación se realiza, actualmente, a través del siguiente enlace: 

 

TRÁMITE PARA SU PRESENTACIÓN

 

Por último, quiero recordaros que las cooperativas federadas a FEVECTA contáis en el área reservada de nuestra web con todos los modelos de actas, certificados, diligencias de Libros Sociales, etc. Y podéis complementar este artículo con el siguiente: Blog FEVECTA | Certificados, actas, libros sociales… ¡qué lío!, ¿por qué nadie quiere ser secretario?